インフラ勉強会 半年記念イベントの運営をやって得た知見を共有する！
2018年6月23日(土)に、インフラ勉強会 半年記念イベント というイベントがありました。
東京と大阪で同時開催していました。
東京だけで150人弱の参加者が集まったので、それなりの規模のイベントになりました。
今回は自分は運営として参加したので、イベントノウハウを書いていきたいと思います。
一体イベントでなにをしたのか？
イベントノウハウを語る前に、自分がなにやってたかといいますと
- 会場選定・予約・調整
- ケータリングなどの見積もり・参加費の決定
- コンテンツの案出し
- 当日の指揮とか設営とか
- ほかいろいろ
「イベントしようぜ！」って雰囲気になった段階から関わらせてもらったんで、いろいろやりました。
こんな立場の人間がノウハウ書きます。
ビジョン
そもそも「インフラ勉強会」はオンラインの勉強会です。
なぜオフラインでやるのか？ というところから考えないといけなかったわけです。
ここを考えないでなんとなーくイベントをやってしまうと、「ただのオフ会」になってしまいます。（それはそれでいいんだけど！）
そして考えたビジョンを要約したのがこちら
- インフラ勉強会参加者の視座をあわせる
- オフラインで親睦を深める
2つ目は言わずもがなで、
インフラ勉強会において大切なのが1つ目の視座をあわせるです。
インフラ勉強会は非常にたくさんの人数が参加している大規模なコミュニティです。
いろんな価値観の人もいて
- 「こういうのって発表ってしていいの？」
- 「勉強会のレベルが低すぎ（高すぎ）じゃね？」
- 「そもそもこのコミュニティの目的はなに？」
などいろいろな声が上がってきました。
そのへんの認識合わせをするためのイベントでした。
この辺が決まるとコンテンツの方向性も決まるので、まずはビジョンの策定が必要です。
コンテンツ決め
ビジョンが決まれば自ずと方向性は決まってくるのですが、それでもコンテンツは悩みます。
実はビジョンが曖昧なままコンテンツを考え始めてしまったためだいぶ難航しました。
そして決まったのが以下のようなコンテンツです。
- 今までのインフラ勉強会の振り返り
- 数値で振り返りたい
- どうやってインフラ勉強会の参加者が増えていったのか
- パネルディスカッションというオフラインならではのコンテンツでインフラ勉強会のことを討論して意識合わせをしたい
- 懇親会
- LT大会を行い、オフラインでの発表練習の場にしてほしい
- LT大会で顔を売ってもらって懇親会で交流してほしい
- 普段Discord上で話している人と交流を深めてもらいたい
結果的にこのコンテンツの流れはビジョンとマッチしていて非常によかったと思います。
なにはともあれ、コンテンツよりもまずビジョンを決めましょう。
そうすればコンテンツも自ずと決まります。
会場
イベント準備を本格的に始める前に、ふわっとアンケートしたら100〜200人くらい集まりそうな感じだったので
そのへんの規模の会場を探しました。
以下のサイトはまとまっててよかったです。
IT勉強会で利用できる会場一覧・まとめ | Doorkeeper
以前行った勉強会のときの会場だった「TECH PLAY渋谷」さんがよかったのでメンバーに紹介したところ
みんなの反応もよく、有志の団体であれば無料で会場を貸してもらえる ようだったので
すぐにアポを取り、無事予約が完了しました。
このくらいのキャパシティの会場となるとそんなにありません。
予約する場合は早めに動いたほうがよいです。
参考までに、自分はイベント2ヶ月前に予約しました。
またこの会場の上限は200人まででしたが、
立食型の懇親会をやる場合、150人でもギュウギュウでした。
規模にもよりますが、会場キャパシティの8割程度の参加人数が目安かなと思いました。
TECH PLAYさんは会場もキレイで冷蔵庫もあるし設備も整ってるし
最高の会場でした！ありがとうございました！！
スタッフ
会場選定後、イベントの参加者は150人にしようとなりました。
会場が決まると本格的にイベント準備が始まります。
このくらいの規模のイベントなら、運営は5人くらいで回るらしいです。
しかしインフラ勉強会は意欲の高い方が多く、「手伝いたい！」と申し出る方が多かったです。
これは大変うれしいことなんですが、ホイホイ受け入れた結果、運営が20人くらい(もっとかも？)まで増えてしまいました。
それでタスクが細分化してしまい、情報共有や意思決定がしづらくなってしまいました。
イベント運営は規模によりますが、少数精鋭 がおすすめです。
ちなみにタスク管理はTrelloを使いました。
進捗が見える化したので進めやすかったです。
食べ物・飲み物など
懇親会をコンテンツにいれていたので
- 食べ物
- 飲み物
が必要になりました。スポンサーなどいないので参加費を募ることになりました。
そのため参加人数から、必要な飲食の量を考え、見積もりを行いました。
用意したのは
- ビール: 144缶
- チューハイ: 96缶
ソフトドリンク2L: 8本
ケータリング: 100人前
- 割り箸・皿・紙コップ・お手拭きなど
ケータリングの100人前はちょうどよかったです。
もう少しあればとも思いましたが、足りないくらいがちょうどいいかも。
飲み物に関しては…
- ビールは若干多かった
- チューハイも多かった
- チューハイはストロングゼロとほろ酔い。アルコール度数が低いほろ酔いはすぐ捌けたのでもっと多めにすればよかったかも
- ソフトドリンクはだいぶ多かった。この規模なら8リットルくらいでいいのでは
当日
運営全体が完璧な準備をしていたので、当日はそんな慌てることもなかったです。(配信班は大変だったと思いますが…)
でも当日起こるトラブルは大体なんとかなるので楽観的に構えて良いと思います。
感想
運営を担当して色々勉強になりました！
今後自分でイベント運営する場合においても非常にいい経験ができたなと思います。
その半面、モヤッとしたこともあって
- 裏方作業で忙しくそんなに交流できなかった
- 表に出る役割ではないので大変な割にそんなに評価はもらえない
この辺はトレードオフだなーと思います。
最後に
この規模のイベント運営をするのはなかなかない機会だったので
参加してよかったなーと本当に思います。
これからイベント開催しようとしてる人の一助となる記事になるといいな！
では！
